Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от 23 октября 2018 года № 14-1/ООГ-8459 дало разъяснения по вопросу выдачи работнику расчетного листка при перечислении заработной платы на банковскую карту.
Что указывается в расчетном листке
Согласно ст. 136 Трудового кодекса РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- О размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- О размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
За выдачу расчетных листков по форме, не утвержденной работодателем в установленном ТК ФР порядке, предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП). При этом, утверждать форму необходимо не произвольно, а обязательно предусматривать в ней пункты 1-4 части 1 ст. 136 ТК РФ. На это также обращают внимание судебные органы (например, Решение Верховного суда Республики Карелия от 21.03.2016 № 21-110/2016).
При этом Минтруд в своем письме немного неверно указал, что «информация о составных частях заработной платы должны быть доведена до сведения работника посредством представления ему расчетного листка».
Считаем, что такая формулировка не совсем корректна и может ввести в заблуждение. Как мы уже обозначали, согласно пунктам 1-4 ст. 136 ТК ТФ, до работника должна быть доведена информация не только о составных частях заработной платы (п.1) , но и о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику (п.2) ; о размерах и об основаниях произведенных удержаний (п.3) , а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (п.4) . То есть даже, например, если фактически удержание (п.3) не производилось, форма расчетного листка должна содержать соответствующую «графу».
Выдача расчетного листка, если заработная плата перечисляется на банковскую карту
У работодателей есть обязательство выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы, в том числе при перечислении ее на банковские карты. Минтруд России обозначил: «Это связано с тем, что ТК РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты заработной платы».
Порядок выдачи расчетных листков
Министерство справедливо отметило, что порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, может быть определен в локальном нормативном акте организации-работодателя, так как законодательством такой порядок не установлен.
Минтруд России обратил внимание, что обязанность работодателя выдавать расчетные листки относится к числу условий, предусмотренных законодательством. Такое условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора.
Отметим, что Министерство уже не раз отвечало на вопросы касательно расчетного листка. Например, в своем письме № 14-1/ООГ-1560 от 21 февраля 2017 года орган указал, что направление работнику расчетного листка по электронной почте не нарушает положения ст. 136 ТК РФ при условии, если такой порядок предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.
В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.
Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.
Как выдавать расчетный листок по заработной плате
За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:
Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375
Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.
Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.
В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):
- Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
- Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
- Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
- Общую сумму к выплате.
Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.
Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.
Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.
Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:
- вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
- внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
- сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.
Совет УНП
Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.
За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП).
Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году
Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.
15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".
39 %
Ведем журнал листков"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".
46 %
Работники расписываются в платежной ведомости"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".
Как хранят вторые экземпляры листков
Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.
10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".
26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".
64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".
Работодатель обязан сообщать сотрудникам о составных частях зарплаты. Для этого бухгалтерия выдает расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). Если компания не извещает работников, трудинспекторы вправе оштрафовать на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем оспорить штраф не удается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72–98/2016).
Отмена бумажных расчетных листков
В Трудовом кодексе сказано, что сообщить работникам о составных частях зарплаты нужно письменно. Других требований нет. Если отправить листок по электронке, работники смогут ознакомиться с документом и распечатать его. Требование о письменной форме работодатель выполнит. Поэтому в письме № 14–1/ООГ-1560 Минтруд отменил бумажные расчетные листки — пришел к выводу, что компания вправе передавать их по электронной почте.
Еще один способ не тратиться на бумагу — отправлять листки личным сообщением на корпоративном сайте компании или предоставить работникам доступ к программе, где они смогут просматривать свои документы. Такие способы поддерживают судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 № 33–4700/2014).
Образец расчетного листка
Образец электронного расчетного листка 2017
Статьи на эту тему:
Как перейти на электронные расчетные листки
Можно ли выдавать электронные расчетные листки, например на электронную почту? Да. Пропишите во внутренних документах, что компания отправляет листки на e-mail сотрудников. Например, закрепите такие правила в положении, которым компания утвердила форму самого расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739‑6‑1). Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников. Образец смотрите ниже.
Скачать фрагмент приказа для изменения порядка выдачи расчетных листков
Образец положения об оплате труда
Как изменить порядок выдачи расчетных листков (фрагмент)
1. Внести в Положение об оплате труда ООО Компания от 08.09.13 № 45 следующие изменения.
Пункты 37 и 38 изложить в следующем содержании
«37. Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца выдавать работникам расчетные листки одним из способов:
— в электронном виде на рабочую электронную почту.
38. Сотрудникам, у которых есть адрес электронной корпоративной почты, компания направляет расчетный листок на этот адрес;
39. Работникам, у которых на рабочем месте нет персонального компьютера и адреса корпоративной почты, компания выдает листок на бумаге лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков;
40. Если работники, у которых нет адреса корпоративной почты, хотят получать расчетный листок на личную электронную почту, они пишут заявление по форме из приложения 10 к настоящему положению и подают согласие на обработку персональных данных по форме из приложения 6 к настоящему положению.»
2. Отделу кадров ознакомить с изменениями всех сотрудников ООО «Компании» до 17 мая. Ответственный – директор отдела кадров Сергеева С.С.
Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, изменения не ухудшают их положения (ст. 74 ТК РФ).
Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.
Как подтвердить выдачу расчетного листка
На трудовой проверке работодатель должен подтвердить, что выдавал расчетные листки. Для этого настройте отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, вам придет электронное подтверждение. Сохраняйте архив отправленных сообщений с расчетными листками. В таком случае вы сможете быстро найти нужное письмо.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
Бумажные расчетные листки отменены - такой вывод следует из письма Минтруда от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560. Организация вправе отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте. Такой порядок не нарушит Трудовой кодекс. Главное прописать новый способ извещения во внутреннем документе, трудовом или коллективном договоре.
Работодатель обязан сообщать сотрудникам о составных частях зарплаты. Для этого бухгалтерия выдает расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). Если компания не извещает работников, трудинспекторы вправе оштрафовать на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем оспорить штраф не удается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72–98/2016).
Отмена бумажных расчетных листков
В Трудовом кодексе сказано, что сообщить работникам о составных частях зарплаты нужно письменно. Других требований нет. Если отправить листок по электронке, работники смогут ознакомиться с документом и распечатать его. Требование о письменной форме работодатель выполнит. Поэтому в письме № 14–1/ООГ-1560 Минтруд отменил бумажные расчетные листки - пришел к выводу, что компания вправе передавать их по электронной почте.
Еще один способ не тратиться на бумагу - отправлять листки личным сообщением на корпоративном сайте компании или предоставить работникам доступ к программе, где они смогут просматривать свои документы. Такие способы поддерживают судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 № 33–4700/2014).
Образец расчетного листка
Как перейти на электронные расчетные листки
Можно ли выдавать электронные расчетные листки, например на электронную почту? Да. Пропишите во внутренних документах, что компания отправляет листки на e-mail сотрудников. Например, закрепите такие правила в положении, которым компания утвердила форму самого расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739‑6‑1). Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников. Образец смотрите ниже.
Как изменить порядок выдачи расчетных листков (фрагмент)
1. Внести в Положение об оплате труда ООО «Компания» от 08.09.13 № 45 следующие изменения.
Пункты 37 и 38 изложить в следующем содержании
"37. Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца выдавать работникам расчетные листки одним из способов:
На бумаге;
В электронном виде на рабочую электронную почту.
38. Сотрудникам, у которых есть адрес электронной корпоративной почты, компания направляет расчетный листок на этот адрес;
39. Работникам, у которых на рабочем месте нет персонального компьютера и адреса корпоративной почты, компания выдает листок на бумаге лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков;
40. Если работники, у которых нет адреса корпоративной почты, хотят получать расчетный листок на личную электронную почту, они пишут заявление по форме из приложения 10 к настоящему положению и подают согласие на обработку персональных данных по форме из приложения 6 к настоящему положению."
2. Отделу кадров ознакомить с изменениями всех сотрудников ООО "Компании" до 17 мая. Ответственный – директор отдела кадров Сергеева С.С.
Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, изменения не ухудшают их положения (ст. 74 ТК РФ).
Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.
Как подтвердить выдачу расчетного листка
На трудовой проверке работодатель должен подтвердить, что выдавал расчетные листки. Для этого настройте отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, вам придет электронное подтверждение. Сохраняйте архив отправленных сообщений с расчетными листками. В таком случае вы сможете быстро найти нужное письмо.
Бухгалтерам, которые выдают расчетные листки по зарплате работникам, надо быть особо внимательными. Минтруд утвердил изменения по расчетным листкам.
Что сказал Минтруд
Работодатель должен проинформировать работника о том, из каких сумм состоит зарплата, сколько фирма удержала и за что и какую сумму работник получит на руки (ст. 136 ТК РФ). Для этой цели компания оформляет расчетный листок. В статье 136 ТК сказано, что зарплату нужно выдавать не реже чем каждые полмесяца. Но это не означает, что расчетный листок следует выдавать дважды в месяц.
Минтруд разъяснил, что ТК не устанавливает порядок, по которому фирма должна извещать работников о составных частях зарплаты. Работодатель должен утвердить приказом форму расчетного листка. В этом же приказе можно записать, как часто фирма выдает документ. Обычно листок вручают раз в месяц, при выдаче остатка зарплаты за месяц (письмо Минтруда № 14-1/ООГ-4375).
Как подготовить расчетный листок
Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
Фирма не обязана хранить вторые экземпляры расчетных листков. Но если вы не сможете подтвердить, что выдавали документ, трудинспекторы могут оштрафовать фирму на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Судьи поддержат проверяющих (решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 № 72-98/2016).
Поэтому если выдаете листки на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.
Скачайте инструкцию, как подтвердить выдачу расчетных листков в
Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер
Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:
- Электромясорубка ( )
- Электрогриль ( )
- Блендер ( )
Все подарки гарантированные. Скачайте и оплатите счет. Или оплатитекартой у нас на сайте . В счет помимо подарка на выбор включена скидка 30%.
